供应商审核的程序、内容、层次和方法

禚昌磊采购管理 2012-11-08评论 (0)Tags: 供应商审核  供应商开发  审核程序  
摘要:

供应商审核是对现有供应商进行表现考评及年度质量体系审核是供应商管理过程中的重要内容,它是在完成供应市场调研分析、对潜在的供应商已做初步筛选的基础上对可能发展的供应商进行的。供应商质量体系审核则是供应商审核的一个重要方面,由于质量管理在企业管理中占据着特殊的重要地位,所以往往将供应商质量体系审核单独列出。

  供应商审核是对现有供应商进行表现考评及年度质量体系审核是供应商管理过程中的重要内容,它是在完成供应市场调研分析、对潜在的供应商已做初步筛选的基础上对可能发展的供应商进行的。供应商质量体系审核则是供应商审核的一个重要方面,由于质量管理在企业管理中占据着特殊的重要地位,所以往往将供应商质量体系审核单独列出,当然也可视情况要求将它当成是供应商审核的一部分与供应商审核一起进行。

  根据不同物料供应商的不同成熟程度,供应商审核可以安排在供应商认证的前、中、后进行,目的是确认、筛选出最好的供应商,优化供应商结构,提高竞争优势。

供应商审核的层次

  就采购供应的控制层次来说,供应商审核可局限在产品层次、工艺过程层次,也可深入到质量保证体系层次,甚至深入到供应商的公司整体经营管理体系层次(公司层次)。

  (1) 产品层次。主要是确认、改进供应商的产品质量。实施办法有正式供应前的产品或样品认可检验,以及供货过程中的来料质量检查。

  (2)工艺过程层次。这一层次的审核主要针对那些质量对生产工艺有很强依赖性的产品。要保证供货质量的可靠性,往往必须深入到供应商的生产现场了解其工艺过程,确认其工艺水平、质量控制体系及相应的设备设施能够满足产品的质量要求。这一层次的审核包括工艺过程的评审,也包括供应过程中因质量不稳定而进行的供应商现场工艺确认与调整。

  (3) 质量保证体系层次。这是就供应商的整个质量体系和过程,参照ISO9000标准或其他质量体系标准而进行的审核。

  (4) 公司层次。公司层次的审核是对供应商进行审核的最高层次,它不仅要考察供应商的质量体系,还要审核供应商经营管理水平、财务与成本控制、计划制造系统、信息系统和设计工程能力等各主要企业管理过程。

   在实际情况中,对于那些普通商业型供应商,采购商一般只局限于产品层次和工艺过程层次的审核,但是如果采购商要挑选合作伙伴,情况就不一样了,特别是那些管理严格、技术先进的国际大公司,它们通常会大量采用质量保证体系和公司层次的审核来控制供应链管理体系。

供应商审核的方法

  供应商审核的主要方法可以分为主观判断法和客观判断法。所谓主观判断法是指依据个人的印象和经验对供应商进行的判断,这种评判缺乏科学标准,评判的依据十分笼统、模糊;客观判断法是指依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化的考核和审定,包括调查法、现场打分评比法、供应商绩效考评、供应商综合审核、总体成本法等方法。

  (1)调查法。调查法是指事先准备一些标准格式的调查表格发给不同的供应商填写,收回后进行比较的方法,这种方法常用于招标、寻价及供应情况的初步了解等情况。

  (2)现场打分评比法。现场打分评比法是预先准备一些问题并格式化,然后组织不同部门的专业人员到供应商的现场进行检查确认的方法。

  (3)供应商绩效考评。供应商绩效考评是指对已经供货的现有供应商的供货、质量、价格等进行跟踪、考核和评比。

  (4)供应商综合审核。供应商综合审核是针对供应商公司层次而组织的包括质量、工程、企划、采购等专业人员参与的全面审核,它通常将问卷调查和现场审核结合起来。

  (5)总体成本法。总体成本法是一种为了降低供应商的总体成本而达到一个新的水平,从而降低采购价格为目的一种方法。它需要供应商的通力合作,由采购商组织强有力的综合专家团队对供应商的财务及成本进行全面、细致的分析,找出可以降低成本的方法,并要求供应商付诸实施与改进,改进后的受益则由双方共享。

供应商审核的程序

  (1)市场调研,搜集供应商信息

   供应商审核是在对供应市场进行调研分析的基础上进行的。对供应市场调研,搜集供应商的信息、资料是审核的前提,只有掌握了供应商翔实的资料,才能对供应商做出客观、公正的审核。在市场调研阶段,主要应该从供应商的市场分布,采购物品的质量、价格,供应商的生产规模等方面收集供应商的情况。

  (2)确定供应商审核的主要指标

   不同的供应商,其审核的指标也不同,因此应该针对供应商的实际情况和本单位所采购物品的特性,对所要审核的供应商制定具体的审核指标。

  (3)成立供应商审核小组

   对供应商的审核应视不同的采购物品成立相应的审核小组。对于一些标准品及金额比较低的物品,可以用采购人员自行决定的方式,由采购人员组成审核小组。这种方式最简单,也最为快速、方便;对于非标准品、价值金额较大的物品,则可以成立跨功能小组或商品小组来执行审核的任务。所谓跨功能小组是指依据采购物品的性质,由采购部门、质量部门、物料管理部门、工程及研发部门、主管或财务部门的人员共同组成的临时性的供应商审核组织。

  (4)综合评分

   供应商审核的最后一个环节是对供应商进行综合评分。针对每个审核项目,权衡彼此的重要性,分别给予不同的分数,审核小组决定了供应的审核内容及权重后,可根据供应商反馈的调查表及实地调查的资料,编制出供应商的资格评分表。

供应商审核的内容

  由于供应商自身条件的差别(各有优劣),必须有客观的评分的项目作为选拔合格供应商的依据。因此,供应商审核应该制定详细的审核内容,通常包括下列各项。

  (1)供应商的经营状况。主要包括供应商经营的历史、负责人的资历、注册资本金额、员工人数、完工纪录及绩效、主要的客户、财务状况。

  (2)供应商的生产能力。主要包括供应商的生产设备是否先进,生产能力是否已充分利用,厂房的空间距离,以及生产作业的人力是否充足。

  (3)技术能力。主要包括供应商的技术是自行开发还是从外引进,有无与国际知名技术开发机构的合作,现有产品或试制品的技术评估,产品的开发周期,技术人员的数量及受教育程度等。

  (4)管理制度。主要包括生产流程是否顺畅合理,产出效率如何,物料控制是否电脑化,生产计划是否经常改变,采购作业是否对成本计算提供良好的基础。

  (5)质量管理。主要包括质量管理方针、政策,质量管理制度的执行及落实情况,有无质量管理制度手册,有无质量保证的作业方案,有无年度质量检验的目标,有无政治机构的评鉴等级,是否通过ISO9000认证。

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